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Les RH sont l’un des services les plus importants de toute entreprise, car elles sont responsables de la formation, du recrutement, de l’accueil des nouveaux employés, de la paie, des congés et plus encore. Jusqu’à récemment, une grande majorité des tâches RH étaient effectuées manuellement, mais maintenant le processus d’interfaçage des applications RH est venu simplifier et organiser le travail des ressources humaines. Dans cet article nous allons creuser le sujet de la connexion entre Les ERP ET Workday via l’IPaaS spécifiquement nous intéresser au cas de notre client ; géant européen de la distribution et la vente de services de voyages qui a bien compris que connecter ses applications à son ERP est sans doute la solution pour rester compétitive sur le marché et offrir une solution évolutive à l’entreprise et ses employés. Notre client nous a choisi et nous a fait confiance pour l’accompagner tout au long de l’évolution de son SI. Plongeons-y pour savoir quelles sont les avantages de cette connectivité ? Et pourquoi l’IPaaS (integration plateform as a service) est un facteur clé de la réussite de ce projet ?
Workday est un logiciel de gestion des ressources humaines et financières commercialisé en mode SaaS (software as a service). Une solution entièrement en ligne, basée sur le cloud qui propose toutes les fonctionnalités indispensables aux tâches de gestion des RH de notre client.
Si la solution logicielle Workday rencontre un tel succès et est utilisée par plusieurs organisations, c’est parce qu’elle propose de nombreux avantages ; elle s’active et se déploie rapidement, élimine du même coup la charge de travail associée à la gestion de l’infrastructure IT nécessaire pour la faire fonctionner sans oublier que son interface web de génération HTML5 offre une transparence et une accessibilité totale, à tout moment et depuis n’importe quel appareil (PC, tablette, et smartphones Android et iOS).
Workday est l’application utilisée par notre client dans ce cas d’usage pour la gestion et l’organisation des données de l’entreprise et de son capital humain. Intéressons-nous maintenant aux raisons de l’interface.
Interfacer Workday avec les ERP d’une entreprise est crucial pour une gestion efficace et efficiente des données de l’entreprise. En effet, cet interfaçage permet de partager les données entre les différents systèmes de l’entreprise tout en garantissant leur qualité. Cela contribue également à améliorer la productivité en automatisant les processus et en réduisant les coûts et les délais en évitant les saisies de données redondantes et en facilitant la coordination entre les différents départements de l’entreprise.
De plus, l’interfaçage de Workday avec les ERP permet une meilleure prise de décision en fournissant des informations en temps réel et en utilisant des données consolidées. Cela permet également de répondre aux exigences de conformité et de réglementation en garantissant la sécurité des données et en respectant les normes de l’industrie.
Parmi les ERPs les plus utilisés dans le marché, on retrouve SAP, Salesforce et Oracle. Il existe différents types d’intégration entre Workday et ces ERPs. En l’occurrence dans cet article nous allons nous intéresser au cas d’usage suivant ; de synchroniser les données de gestion des employés, les informations relatives aux employés, telles que les informations de base, les informations de paie et les informations de carrière, entre les systèmes Workday et MDM (Master Data Management un ERP fourni par Oracle).
Pour ce faire, Il est important de choisir un outil adapté pour effectuer cette interface, tel que l’IPaaS de Boomi dans le but de garantir la qualité et la fiabilité des données échangées, s’ajoute à cela l’aspect no code de l’IPaaS qui facilite grandement l’implémentation et la maintenance des interfaces.
Boomi est une plateforme d’intégration, également connue sous le nom d’IPaaS, basée sur le cloud permettant aux entreprises d’intégrer facilement des applications, des bases de données, des partenaires et des clients.
Les flux de données sont créés depuis la plateforme à l’aide d’un module visuel utilisant les techniques de pointer-cliquer et glisser-déposer. Les connexions et schémas de processus sont déjà créés par la communauté et prêts à être utilisés. Chaque composant du flux peut être réutilisées par d’autres processus.
Une fois le flux de données construit, celui-ci est déployé sur un Atomes Boomi. Les Atomes sont déployés dans le cloud ou sur un serveur local. Ils contiennent les différents processus d’intégration pouvant être exécutés autant de fois que nécessaire.
L’architecture des Atomes Boomi permet de centraliser toutes les intégrations depuis la même plateforme quel que soit l’endroit où ils sont déployés ou le nombre de processus déployés.
Maintenant que nous avons bien étayé le sujet de l’interfaçage de Workday avec MDM et de l’intégration en utilisant Boomi, attardons-nous sur notre use case et l’architecture des flux utilisés ; Workday englobe ici les données brutes des employés renseignées au préalable par les RH, qui seront traitées par Boomi et enfin transmises à l’ERP pour une mise à jour des statuts et une distribution des accès complets aux employés.
Sur ce premier schéma les données des employés proviennent de l’application Workday. La connectivité et l’intégration se fait par le biais de l’IPaaS et de nos logiques métiers. Le but de cette première étape est d’extraire la Data (les données brut Workday renseignées en amont par les RH), préparer un Payload à travers Boomi et le déposer sur les tables de « Landing » pour pouvoir par la suite traiter cette même Data à des fins Business.
La deuxième étape est la plus importante, Boomi récupère les données de Landing afin de les préparer pour les tables « staging » ; application de la logique fonctionnelle (ex : mise à jour des dates de congé, statuts employés ; actif, inactif, congédié, retraité… ) prêtes à être envoyées vers MDM (Master Data Management qui centralise ici la Workforce Data afin de propager les données aux autres applications. Concrètement cela consiste à communiquer à chaque employé ses propres accès lui permettant de s’organiser, avoir une visibilité sur son statut dans l’entreprise en temps réel et accéder à l’ensemble des applications utilisées par l’entreprise (en l’occurrence dans ce cas Jira, e-learning, outlook…).
Vous l’avez bien compris et notre client également, l’interfaçage de Workday avec les ERPs est crucial pour une gestion efficace et efficiente des données de l’entreprise.
Partons de là, Boomi est un outil idéal pour effectuer cette interface car il offre des connecteurs natifs pré-construits pour Workday et MDM. Cela facilite la connexion des deux systèmes et permet de réduire les coûts et les délais de mise en place de l’interface.
En utilisant Boomi, les données peuvent être synchronisées en temps réel (Real-time) ou sur demande (On demand), ce qui permet un suivi en temps réel des activités des salariés en entreprise (coordonnées, formations, statuts, évolution …). Boomi offre également des options de personnalisation pour adapter les intégrations aux besoins spécifiques de chaque entreprise, permettant des intégrations sur mesure. Cela inclut la prise en charge de différents formats de fichier, tels que xml, json, fichier plat, EDI, ainsi que la possibilité d’utiliser des librairies personnalisées (custom) pour gérer d’autres types de fichiers moins utilisés en intégration (comme Excel ou pdf), la possibilité de mapper (transformer/mapping) les données, d’implémenter des règles fonctionnelles (Business rules), de contrôler le format des messages ou données échangés et d’envoyer des alertes et des notifications au besoin.
Avec les fonctionnalités de suivi et d’analyse des données (process reporting) de Boomi, les entreprises peuvent surveiller en temps réel les performances de leurs intégrations entre Workday et MDM. Cela permet d’identifier rapidement les problèmes potentiels et de résoudre les erreurs avant qu’elles ne causent des dommages plus importants. Les entreprises peuvent également utiliser les données de suivi pour optimiser les performances de leurs intégrations et améliorer l’efficacité globale.
Choisir Boomi pour votre projet d’intégration c’est assurer la fiabilité et de la scalabilité de l’interface, garantir la qualité des données transférées entre les systèmes, ainsi que la capacité à gérer les besoins croissants de l’entreprise. Cela permet à notre client dans ce cas d’usage et à toutes les entreprises qui l’ont utilisé de se concentrer sur leur activité principale en sachant que leur interface est fiable et évolutive.
Un projet d’intégration peut certes s’avérer particulièrement chronophage et difficile, surtout si vos équipes ne sont pas accompagnés et conseillés par des experts en Data Integration, ce qu’il faut retenir :
Nous sommes à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner tout au long de l’accélération de votre transformation digitale. N’hésitez donc pas à nous contacter pour en savoir plus sur ce que nous pouvons construire ensemble !
