Décider la refonte totale ou partielle de son système d’information est un challenge pour toute entreprise : comme on dit, « on sait d’où on part, mais on ne sait pas très bien où l’on va arriver ». C’est pourquoi, les DSI qui se lancent dans cette aventure étudient les problématiques existantes et font appel aux professionnels de l’IT pour les accompagner tout au long de ce processus.
C’est le cas de notre client ; société française d’agroalimentaire spécialisée dans la vente de surgelés que nous avons accompagnée dans la restructuration de son système d’information. Nos équipes ont accompagné ce client dans la définition de sa stratégie d’intégration, dans le choix des solutions et dans l’implémentation de ce projet. Un enjeu stratégique pour cette entreprise que nous avons abordé avec une approche méthodique et proactive.
Cet article expose l’architecture des flux de données mis en place pour faire communiquer l’ERP Infor M3 avec le Legacy via l’IPaaS de Boomi.
I – Projet ERP obsolète : enjeux et plan d’action
1 – Les principales raisons qui poussent au changement d’un ERP
Face à l’augmentation de son activité, notre client constate ces derniers temps des lenteurs dans l’exécution de ses process et souhaite renforcer la sécurité et la fiabilité de son ERP qui doit constamment s’adapter aux normes de sécurité les plus récentes.
L’éditeur de l’ancien ERP a choisi de mettre en avant sa nouvelle version en mode Cloud, réduisant ainsi le niveau de support de la version on-premise. Cela va engendrer plusieurs problèmatiques telles que :
- Une baisse des performances
- L’obsolescence de l’ERP
- Absence de support et de maintenance.
- Compatibilité limitée et non évolutive : une version obsolète n’est pas compatible avec les nouvelles technologies et les nouvelles versions de logiciels, ce qui peut rendre difficile l’intégration de nouveaux outils répondant à des nouveaux besoins de l’entreprise ou la mise à jour des processus existants.
- Un manque de scalabilité
- Failles de sécurité : un ERP obsolète peut ne pas être conforme aux dernières normes de sécurité, ce qui peut augmenter les risques de violations de données ou d’attaques informatiques.
Afin de se prémunir de ces problématiques, notre client a donc initié un projet de refonte de son ERP accompagné d’une optimisation de l’ensemble des flux de données gravitant autour de ce dernier.
2 – Une envolée des activités face à un manque d’évolutivité pénalisant
Qui dit croissance dit nouveaux besoins ; en l’occurrence ceux de notre client tournent autour de la gestion de la volumétrie, la mise en place de la BI pour soutenir la logistique et les prévisions de commande, … S’ajoutent à cela, des besoins techniques liés à l’optimisation des temps de réponse et au type d’installation (on-premise).
Le DSI et la direction métier de notre client doivent donc relever le défi de faire évoluer leur SI pour que le système puisse s’aligner avec leurs nouveaux besoins. Ce qui nous amène in fine au choix de remplacer leur ERP par Infor M3, un bon compromis car capable de répondre aux besoins mouvants de l’entreprise et de s’adapter facilement aux évolutions à venir.
II – INFOR M3, le meilleur choix ?
C’est donc dans ce contexte et pour répondre à ses problématiques que notre client a opté pour l’ERP Infor M3, conçu pour répondre aux besoins de gestion de l’ensemble de l’entreprise, y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des finances, la gestion de la production et la gestion des ressources humaines. La solution offre une plateforme multi-entreprise, multinationale et déployable on-premise (sur site) ou dans le Cloud, et est adaptée aux entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs.
De plus, l’ERP est doté de fonctionnalités permettant aux entreprises de s’adapter rapidement aux évolutions de leur environnement, en termes de tendances, de modèles commerciaux et de croissance de leurs activités.
III – Apports de la solution INFOR M3 combiné à l’expertise d’une intégration réussie avec We Are Beebay * BOOMI
1. We Are Beebay définit la stratégie d’intégration du nouvel ERP choisi (INFOR M3) et l’interface avec les applications existantes
En choisissant Infor M3, notre client a dû parallèlement revoir sa stratégie d’intégration en optant pour le leader de la connectivité intelligente et de l’automatisation ; Boomi éditeur pionnier de la solution IPaaS.
Pour ce faire, nous l’avons accompagné pour connecter dans un premier temps Infor M3 à l’existant : communiquer/ s’interfacer avec le VAN (Value-Added Network / différents tradings partners pour les flux EDI ORDER (de commandes), INVOICE (factures), DESADV (avis d’expédition), INVRPT (état des stocks).
Mais également créer de nouveaux flux afin d’améliorer la productivité (automatisation de l’intégration de la gestion des OF (ordre de fabrication) interface de M3 avec la balance) et disposer d’une vue plus complète des données grâce à la mise en place d’un flux BI ce qui améliore la prise de décision et l’efficacité de l’entreprise.
2. Le choix de l’IPaaS Boomi
Boomi offre nativement une multitude de connecteurs qui facilitent grandement la mise en place d’interfaces entre différentes applications. Par exemple ; l’intégration des commandes de clients réceptionnées sous différents formats, tels que EDI, CSV, Fixed Format, Excel ou PDF.
Boomi peut traiter les données en temps réel (Real-time event driven execution) ou planifier l’exécution de processes (Scheduler). La plateforme gère nativement différents types de fichiers (différentes normes EDI comme l’EDIFACT 96A ou encore fichier plat) et offre la possibilité d’importer des librairies custom pour traiter les autres types (Excel, PDF). Elle permet également d’effectuer des opérations de découpage, de contrôle de format et de transformation (mapping) de fichiers (Exp : d’un fichier EDI à un fichier xml). Le plus important Boomi peut effectuer simplement des appels API Rest à Infor M3 en gérant l’authentification Auth2 (avec la gestion du refresh du token) permettant ainsi l’intégration des données de commandes. Use Case similaire pour l’INVRTP (état des stocks).
IV – Exemple de Pattern mis en place
Use case 1 : Intégration des données de commande
Use case 2 : Envoi des factures générées par InforM3
Pour envoyer les factures générées au format xml par Infor M3 au client via le VAN au format EDI, Boomi se charge de récupérer les invoices du folder SFTP dédié de les transformer au bon format EDI en respectant les exigences / spécifications du client final (les spécifications diffèrent d’un client à un autre). Use Case similaire pour le DESADV (l’avis d’expédition).
Use case 3 : Automatisation d’une partie de la chaine de production : Interface balance (gestions des flux entrants/sortants des données OF (ordre de fabrication), recette articles ….)
Avant l’automatisation, les échanges entre l’ancien ERP et la balance se faisaient en exportant quotidiennement et imprimant les OF ( ordres de fabrication) qui doivent être traiter dans la journée par les ateliers de fabrications utilisant les balances. De même, dans l’autre sens, à la fin de chaque journée une saisie manuelle est faite dans l’ancien ERP des données provenant de la balance pour traduire le travail de la journée. Les données également présentes/stockés dans la balance sont programmées manuellement.
Ce flux permet ainsi de faire communiquer Infor M3 et la balance via Boomi et éliminer ainsi toutes les interventions humaines (risque d’erreur, amélioration de la productivité).
Boomi est le bon choix pour ce type de flux car il gère nativement les formats xlm et CSV ( lecture transformations, …).
Use case 4 : combinaison / utilisation des données d’Infor M3 pour des fins de BI
Le partage de données d’Infor M3 avec des outils de BI permet de les visualiser de manière claire et intuitive, de les mettre en relation avec d’autres sources de données et de créer des tableaux de bord et des rapports personnalisés pour suivre les performances de l’entreprise et identifier les opportunités d’amélioration.
V- Un accompagnement We Are Beebay et l’histoire d’une entreprise qui a osé le changement
Nous retenons donc qu’un ERP est avant tout une solution facilitatrice des opérations, de la performance et de la satisfaction client/employé. Néanmoins sa mise en place est souvent accompagnée de changements majeurs dans le SI d’une entreprise.
Un projet de refonte SI rondement mené par notre équipe de consultants experts qui marque un nouveau tournant Business pour notre client. De quoi vous inspirer pour la modernisation de votre SI !
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour vous.
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