Interconnexion Workday-Legacy : Un levier stratégique pour votre entreprise

Du processus de recrutement à l’Onboarding des employés en passant par la planification, le respect des normes et la gestion des prestations sociales. Les systèmes RH doivent être aussi bien paramétrés qu’une montre de précision.

Cependant, une problématique persistante se pose : comment gérer efficacement la multitude de sources de données nécessaires pour répondre de manière efficiente aux demandes des salariés, que ce soit en matière de suivi de carrière, d’évolution professionnelle, de suivi des jours de vacances, de prestations sociales, de badge d’accès ou encore de défraiement ?

Dans cet article, nous mettrons en lumière l’expérience d’un de nos clients, leader dans le domaine de la distribution pharmaceutique, qui a pris la décision stratégique d’adopter Workday pour la gestion de ses données RH et afin d’optimiser l’efficacité de ses processus, ce géant mondial a choisi l’IPaaS Boomi pour connecter Workday à l’ensemble des applications du Legacy. Nous examinerons de près cette approche qui vise à simplifier et fluidifier les opérations RH en commençant par la connectivité entre l’ERP existant et Workday, pour ensuite étendre cette interconnexion à l’ensemble de l’écosystème Legacy de l’entreprise. 

Si vous aussi comme notre client, vous vous posez des questions sur comment connecter votre application Workday au reste du Legacy de votre entreprise, cet article est pour vous ! Mais avant cela, voyons de plus près ce qu’est Workday, ce qu’est BOOMI et de quelles applications se compose le reste du Legacy.

I) Workday : le référentiel central pour les informations relatives aux employés

 1. Qu’est-ce que Workday ?

Workday est un logiciel de gestion des ressources humaines et financières commercialisé en mode SaaS (software as a service). Une solution entièrement en ligne, basée sur le cloud qui propose toutes les fonctionnalités indispensables aux tâches de gestion des RH de notre client.

Si la solution logicielle Workday rencontre un tel succès et est utilisée par plusieurs organisations, c’est parce qu’elle propose de nombreux avantages ; elle s’active et se déploie rapidement, élimine du même coup la charge de travail associée à la gestion de l’infrastructure IT nécessaire pour la faire fonctionner sans oublier que son interface web de génération HTML5 offre une transparence et une accessibilité totale, à tout moment et depuis n’importe quel appareil (PC, tablette, et smartphones Android et iOS).

Workday est l’application utilisée par notre client dans ce cas d’usage pour la gestion et l’organisation des données de l’entreprise et de son capital humain, comme nous l’avons vu dans notre premier article, nous avons accompagné notre client dans un premier temps dans l’interfaçage de Workday avec l’ERP utilisé Oracle par le biais de l’IPaaS Boomi. Intéressons-nous maintenant à l’inter-connexion de Workday aux reste des applications de l’entreprise.

 2. Comment et pourquoi connecter Workday au reste du Legacy de l’entreprise pour une gestion efficace des données RH ?

Connecter Workday aux autres systèmes “Legacy” de l’entreprise est essentiel pour assurer une intégration transparente des processus et des données. Voici les raisons clés de cet interfaçage :

• Intégration des processus : en connectant Workday au reste des applications de l’entreprise, il devient possible d’intégrer les processus RH avec les autres processus métier. Cela favorise une collaboration fluide entre les différentes fonctions de l’entreprise, telles que la finance, les opérations, la logistique, etc. Les informations et les flux de données peuvent être partagés de manière transparente, ce qui permet une coordination efficace des activités.
• Cohérence des données : l’interfaçage entre Workday et le legacy assure une cohérence des données. Les informations relatives aux employés, telles que les données personnelles, les informations de paie, les avantages sociaux, etc., sont synchronisées de manière précise et fiable entre les deux systèmes. Cela évite les erreurs de double saisie et garantit que toutes les parties prenantes ont accès aux mêmes informations à jour.
• Optimisation des processus : en interfaçant Workday avec le système SI, il est possible d’optimiser les processus RH et les processus métier associés. Par exemple, la gestion des effectifs dans Workday peut être alignée avec les processus de planification des ressources de l’entreprise, ce qui permet de mieux prévoir les besoins en personnel et d’optimiser les ressources disponibles. Cela conduit à une utilisation plus efficace des talents et à une meilleure prise de décision stratégique.
• Accès aux informations clés : L’interfaçage entre Workday et le système SI permet aux différentes parties prenantes d’accéder aux informations clés en temps réel. Les responsables RH peuvent obtenir des données actualisées sur la performance des employés, les coûts de la main-d’œuvre, les analyses de l’effectif, etc. Les décideurs au niveau de l’entreprise peuvent obtenir une vue globale des données RH pour prendre des décisions éclairées.
• Gestion optimale des RH : Pour ce faire et comme pour l’interfaçage avec l’ERP vu et détaillé dans notre premier article. Il  est important de choisir un outil adapté pour effectuer cette connectivité, tel que l’IPaaS de Boomi, dans le but de garantir la qualité et la fiabilité des données échangées, s’ajoute à cela l’aspect no code de l’IPaaS qui facilite grandement l’implémentation et la maintenance des interfaces.

II) Boomi : la solution clé pour une connectivité efficace entre Workday et le reste des applications SI

1. Qu’est-ce que Boomi ?

Boomi est une plateforme d’intégration, également connue sous le nom d’iPaaS, basée sur le cloud permettant aux entreprises d’intégrer facilement des applications, des bases de données, des partenaires et des clients.

Les flux de données sont créés depuis la plateforme à l’aide d’un module visuel utilisant les techniques de pointer-cliquer et glisser-déposer. Les connexions et schémas de processus sont déjà créés par la communauté et prêts à être utilisés. Chaque composant du flux peut être réutilisées par d’autres processus.

Une fois le flux de données construit, celui-ci est déployé sur un Atomes Boomi. Les Atomes sont déployés dans le cloud ou sur un serveur local. Ils contiennent les différents processus d’intégration pouvant être exécutés autant de fois que nécessaire.

L’architecture des Atomes Boomi permet de centraliser toutes les intégrations depuis la même plateforme quel que soit l’endroit où ils sont déployés ou le nombre de processus déployés.

III) Cas d’usages concrets d’un interfaçage et d’une intégration réussis : We Are Beebay * Boomi

Workday est en mesure de communiquer avec plusieurs applications.

Trois cas d’utilisation de notre client sont présentés ci-dessous autour de la synchronisation des informations des employés entre Workday et d’autres systèmes.

 1. Gestion des accès – système activation/annulation badges

La problématique à laquelle Saviynt et Boomi apportent une solution concerne la synchronisation efficace des informations d’identification des employés, permettant ainsi une mise à jour en temps réel des autorisations accordées par l’employeur.

Dans le cas présent, notre client était confronté à une perte significative de temps due à la collecte manuelle des informations provenant de Workday, nécessitant une intervention de toute une équipe RH pour saisir ces mêmes données dans Saviynt. De plus, les mises à jour devaient être effectuées quotidiennement, entraînant des oublis fréquents et perturbant les autorisations des employés. Cette situation avait un impact direct sur la productivité et le bon déroulement des activités quotidiennes au sein de l’entreprise.

C’est dans ce contexte que nous intervenons pour accompagner notre client dans cette problématique. Nous avons identifié le besoin essentiel de mettre à jour de manière cohérente toutes les informations relatives aux nouveaux employés recrutés ou aux modifications de statut des employés existants dans tous les systèmes pertinents.

La solution mise en place s’articule autour du process ci-dessous :

1. Saviynt agit en tant que solution de gouvernance des identités et des accès, offrant une vision unifiée des activités d’identification de l’entreprise. Son rôle consiste à récupérer les informations des employés et à vérifier leur existence dans sa base de données en utilisant des appels API.
2. Une fois les informations mises à jour dans Saviynt, elles sont synchronisées avec Workday grâce à l’utilisation de Boomi.
3. Ainsi, nous créons une interconnexion entre Saviynt et Boomi, ce qui résout efficacement le problème de synchronisation des données et permet de fournir des badges opérationnels avec un accès actualisé à chaque employé.

Boomi récupère les données des employées à créer ou à modifier de Workday , vérifie leur existence dans Savyint à travers des call API, ensuite les mets à jours.

 2. Gestion du réseau social intra-entreprise

La problématique que nous résolvons ici concerne la gestion efficace des informations des employés provenant de Workday et leur intégration avec Workhuman via Boomi.

Notre client avait exprimé le besoin de mettre en place un système de chat interne, comprenant les profils et coordonnées de chaque employé, afin de faciliter la communication au sein des différents départements. Ils souhaitaient également avoir une vision globale de l’avancement des projets et être informés en temps réel des changements internes.

Pour répondre à ces exigences, nous avons accompagné notre client dans l’interconnexion de Workhuman, une application dédiée aux échanges sociaux intra-entreprise, avec Workday grâce à l’IPaaS Boomi.

Ce processus consistait à :

1. Récupérer les données de Workday via Boomi
2. Traiter et mapper en fonction des spécificités de Workhuman
3. Encoder les données
4. Transférer de manière synchronisée vers Workhuman, garantissant ainsi une gestion optimale du capital humain et une expérience harmonieuse de reconnaissance sociale.

En réussissant à établir cette interconnexion entre les applications demandées, nous avons permis à notre client de fluidifier la communication entre les départements, de gagner du temps et d’optimiser les ressources.

Boomi récupère les données de Workday, les transforme au bon format et les envois vers Workhuman sous forme d’un fichier déposé dans le Serveur SFTP.

 3. Optimisation des notes de frais

La problématique à laquelle Concur et Boomi viennent répondre est celle de la gestion efficace des voyages et des notes de frais pour les entreprises en intégrant les informations des employés provenant de Workday.

Lorsqu’il s’agit par exemple de gérer un voyage d’affaire et les dépenses associées pour l’un des employés, il est crucial d’avoir des données précises et actualisées sur l’employé en question, telles que les informations personnelles, les informations bancaires… Cependant, ces informations doivent être transformées, sécurisées et synchronisées avec Concur pour une gestion transparente et efficace.

Ici le process mise en place consistait à :

1. Récupérer les informations des employés depuis Workday par le biais de Boomi,
2. Transformer ces données selon les besoins spécifiques et procéder au cryptage
3. Envoyer ces données vers le serveur SFTP dédié à Concur pour une synchronisation adéquate.
4. Pour la mise à jour des données à la volée, des appels API sont utilisés.

Ainsi, Concur et Boomi permettent une gestion optimisée des voyages et des dépenses en assurant une intégration fluide et précise des informations des employés entre Workday et Concur, ce qui vient parfaitement répondre à la problématique de base de notre client.

Boomi récupère les données de Workday, les transforme au bon format, les cryptes avec une Clé de cryptage ‘PGP Key’et les envois vers Concur sous forme d’un fichier déposer Dans le Serveur SFTP.

 

Pour conclure et en s’appuyant sur les trois use cases citées, nous comprenons qu’un projet d’interconnectivité des applications est central dans l’organisation d’une entreprise. Plus vos applications sont interconnectées plus vous propulsez la productivité et l’efficacité de votre entreprise à un niveau supérieur.

Si vous souhaitez moderniser vous aussi votre système d’information, simplifier vos processus RH et améliorer la coordination au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour vous !